Afscheid nemen hoort bij het leven. Soms is afscheid nemen makkelijk, maar soms kan dit ook erg moeilijk zijn. Dit geldt ook voor het doen van vrijwilligerswerk. Er zijn mensen die stoppen als vrijwilliger omdat ze iets anders willen gaan doen, maar nog wel blijven deelnemen aan activiteiten. Maar er zijn ook vrijwilligers die eigenlijk geen afscheid willen nemen, maar die dringend gevraagd wordt dit toch te doen, omdat ze niet goed functioneren. Dit kan nogal eens met de nodige emoties gepaard gaan.
Het Beëindigen is de vijfde B en tevens een hele lastige. Bij Beëindigen kunt u zich het volgende afvragen:
- Waarom wil/moet de vrijwilliger stoppen?
- Hoe wil de vrijwilliger stoppen?
- Wat laat de vrijwilliger achter/hoe worden zaken overgedragen?
- Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen?
- Hoe komt de vrijwilliger terug als hij/zij dat wil?
Beëindigen: voorkom het of doe het goed
De beste manier om te voorkomen dat vrijwilligers stoppen is door te voldoen aan de tweede B: begeleiding. Hierdoor signaleert u vroegtijdig knelpunten. Beide partijen kunnen verbeteren en (van elkaar) leren. Doordat er begeleiding is, is het mogelijk om gedrag of werkwijze bij te sturen. Tevens is het mogelijk om elkaars wensen en mogelijkheden te bespreken en te zoeken naar eventuele alternatieven, zoals het overstappen naar andere taken. Verder is het gemakkelijker om een eventuele afbouw van werkzaamheden bespreekbaar te maken, wat een toekomstige beëindiging aangenamer laat verlopen.
Door het bieden van begeleiding aan actieve vrijwilligers komen voornemens om te stoppen niet uit de lucht vallen. In begeleidingsgesprekken kunt u namelijk vroegtijdig signaleren dat iets niet goed gaat. U voert gesprekken over de oorzaken en redenen hiervan. U bespreekt wat de organisatie kan verbeteren en wat de persoon in kwestie zelf bij kan bijdragen. Vervolgens maakt u afspraken over ondermeer de te ondernemen stappen, een begeleidingstraject, evaluatie, etc. Tijdens de te ondernemen stappen biedt u begeleiding en ondersteuning. Ten slotte vindt er een evaluatiemoment plaats en volgen er consequenties.
Door dit traject kunt u mensen binnen houden, maar dit kan ook betekenen dat u afscheid moet nemen van mensen. Maar wel op een dusdanige wijze dat beide partijen hun best hebben gedaan om verbeteringen aan te brengen. Ook hebben beide partijen de tijd gehad om in te kunnen zien dat het samen niet werkt.
Het is zinvol om steeds een eindgesprek te houden met de vertrekkende vrijwilliger.
Bron: Werkboek 5xB uitgave 2005; CIVIQ, Utrecht