Voorbeelden van onbehoorlijk bestuur
Wij hebben voor u enkele voorbeelden van kennelijk onbehoorlijk bestuur op een rijtje gezet:
1. Financiële verplichtingen aangaan zonder behoorlijke voorbereidingen te treffen. Bijvoorbeeld door een aannemer opdracht te geven een nieuw clubhuis te bouwen zonder dat u heeft uitgezocht hoeveel dat gaat kosten en hoe u de bouw gaat financieren. Zorg ervoor dat deze zaken van tevoren op papier staan.
2. Financiële verplichtingen aangaan waarvan u weet dat de rechtspersoon deze hoogstwaarschijnlijk niet zal kunnen nakomen.
3. Opzettelijk ontvangen rekeningen niet betalen of op selectieve wijze bepaalde crediteuren wel betalen en andere niet.
4. Opzettelijk zaken en verplichtingen verwaarlozen of zaken uit nonchalance verwaarlozen omdat men geen zin heeft of zaken vergeet.
5. Informatie achterhouden. Niet alleen met betrekking tot uw leden maar ook ten aanzien van de belasting en uw crediteuren. Bijvoorbeeld door de gemeente niet te informeren dat u de rekening voor de huur van de sporthal niet kunt betalen.
6. Geen zicht hebben op inkomsten en uitgaven, de kredietbewaking verwaarlozen en toch uitgaven doen.
7. Geen zicht hebben op voorzienbare risico’s en u daar niet tijdig tegen indekken. Bijvoorbeeld een vereniging die een evenement gaat organiseren zonder dat zij zich vooraf voor extra uitgaven indekt. De vereniging kan niet achter zeggen; “Ik zit dik in de rode cijfers omdat ik het evenement moest organiseren”. Behoorlijk bestuur betekent dat u op dat moment had moeten besluiten het evenement af te blazen omdat u onvoldoende financiële middelen tot uw be-schikking had.
8. De kredietwaardigheid van uw sponsors en andere contractpartners niet controleren. Bijvoor-beeld u checkt niet vooraf of uw sponsor in staat is, het toegezegde bedrag ook te betalen. U kunt de kredietwaardigheid checken door een jaarrekening op te vragen of een garantie te vragen.
9. De kwaliteit van het bestuur onvoldoende waarborgen. Bijvoorbeeld door een penningmeester in het bestuur op te nemen die onvoldoende capaciteiten heeft om de functie goed te vervul-len waardoor er een financiële wanorde ontstaat.
10. De meldingsplicht verzuimen. U moet een schuld, al dan niet verwijtbaar melden aan het hoogste orgaan binnen uw organisatie. Bij verenigingen is dat de algemene vergadering. Het gaat hierbij om schulden van € 10.000,- en meer. Deze schuld zult u ook moeten melden bij de belastingdienst, premieheffende instanties, pensioenfondsen en schuldeisers (indien van toepassing).
Naast bovengenoemde actiepunten, kunt u aansprakelijkheid voorkomen door ervoor te zorgen dat:
• de rechtspersoon staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en dat de statuten in een notariële akte zijn vastgelegd.
• bestuursleden over voldoende kwaliteiten beschikken. Dit betekent niet dat zij alles direct moeten kunnen. Maar wel dat zij een goede opleiding krijgen en voldoende begeleid worden.
• bestuursleden hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden kennen. Maak omschrij-vingen van bestuurstaken en bestuursbevoegdheden en leg de volmacht om namens de organisatie op te treden vast. Laat nieuwe bestuursleden ook tekenen voor ontvangst van de statuten en het huishoudelijk reglement.
• procedures voor het doen van uitgaven, het tekenen daarvoor, het kasbeheer en budgetbe-heer zijn beschreven.
• de uitvoering van het kas- en budgetbeheer en de controle daarvan gescheiden zijn. De pen-ningmeester mag bijvoorbeeld niet zelf in de kascontrolecommissie zitten.
• er jaarverslagen worden gemaakt en laat die bij verenigingen door de algemene ledenverga-dering goedkeuren en tekenen.
• er een begroting wordt gemaakt en laat die bij verenigingen door de algemene ledenverga-dering goedkeuren.
• voor bijzondere uitgaven specifiek de goedkeuring van de ledenvergadering wordt gevraagd.
• deelnemers of hun ouders voor akkoord tekenen bij deelname aan bijzondere activiteiten. Bij-voorbeeld als u met de jeugdleden van uw vereniging op kamp gaat.
• er notulen van de vergaderingen worden gemaakt.
• er décharge over het gevoerde beleid aan het bestuur wordt verleend. Het bestuur van een vereniging moet na afloop van iedere jaar over het door hem gevoerde beleid verantwoording afleggen aan de algemene ledenvergadering. Als de algemene vergadering het gevoerde be-leid goed keurt, dan kan zij gelijktijdig aan het bestuur decharge verlenen. Dat wil zeggen dat zij vindt dat het bestuur zijn taak over het betreffende jaar behoorlijk heeft vervuld en het bestuur ontheft van verdere verantwoording over dat jaar. Dit heeft tot gevolg dat de vereni-ging het verenigingsbestuur daarna niet meer aansprakelijk kan stellen voor het over de be-treffende periode gevoerde beleid. Dit geldt alleen voor zover de feiten juist zijn vermeld. Daarnaast heeft een dechargebesluit alleen een interne werking. Derden, buiten uw vereniging, hoeven zich niets van de decharge aan te trekken en kunnen u nog steeds aansprakelijk stellen voor de schade die is veroorzaakt door onbehoorlijk handelen.
Dit is geen volledige opsomming maar het geeft u wel een beeld van de mogelijke acties die u kunt ondernemen om de risico’s op aansprakelijkheid te beperken.