Een persoonlijke brief en een voorstel op maat
De (begeleidende) brief richt u persoonlijk tot een 'echt' persoon. U moet altijd een functionaris bij naam noemen. U zoekt daarom tevoren uit wie de sponsorvoorstellen behandelt. Dit kan de directeur zijn, iemand van de afdeling public relations of marketing of iemand van de afdeling personeelszaken. Tot wie u zich ook richt in uw brief of sponsorvoorstel,
u vermeldt altijd:
- Wie u bent en wat u doet.
- Wat u van plan bent te gaan doen.
- Wat uw tegenprestatie is. Maak dit heel concreet. Een voorbeeld, een foto met het logo van het bedrijf.
- Waarom deze tegenprestatie zo aantrekkelijk is voor de sponsor.
- Wat u voor dit aantrekkelijke voorstel terugvraagt.
- Het tijdstip wanneer u zelf contact opneemt met degene die u aangeschreven hebt.
Bij een aanvraag kunt u bijvoorbeeld de volgende gegevens verstrekken:
1. Een beschrijving van het project, bestaande uit:
- de omschrijving;
- het doel van de activiteit;
- de producten en/of activiteiten binnen het project;
- de doelgroep;
- de start- en einddatum;
- de verwachte resultaten;
- de haalbaarheid van de verwachte resultaten en de meetwijze achteraf;
- de noodzaak of het belang van het project;
2. Een gespecificeerde begroting van het project;
3. Een gespecificeerd dekkingsplan van het project, met daarin:
- de aanvragen bij andere instellingen en/of fondsen inclusief de gevraagde bijdrage en de eventuele afwijzingen of toezeggingen;
- de inkomsten uit verkoop;
- de eigen bijdrage, eventueel in natura
4. Algemene gegevens van de aanvrager, zoals:
- volledige naam;
- officiële vestigingsplaats;
- correspondentieadres;
- telefoon- en faxnummer;
- e-mail- en internetadres;
- naam contactpersoon en diens bereikbaarheid;
- rechtspersoonlijkheid;
- inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel;
- doelstelling;
- werkwijze;
5. Financiële gegevens van de aanvrager, waaronder bijdragen van derden zoals de overheid of andere fondsen;
6. Motivering van de aanvraag bij het betreffende fonds plus informatie of er al een eerdere aanvraag bij het fonds is gedaan en of deze werd gehonoreerd;
7. Het gewenste bedrag en de vorm die de bijdrage moet aannemen zoals een gift, een lening of een garantie;
8. Referenties;
9. De wijze van totstandkoming en de achtergrond van het project;
10. Bijlagen bestaande uit officiële stukken, bijvoorbeeld:
- statuten en uittreksel uit het Stichtingen- en Verenigingenregister van de Kamer van Koophandel;
- recente financiële gegevens van de aanvragende instelling, zoals de balans, resultatenrekening en de begroting;
- jaarverslag;
- werkplan van het lopende en/of komende jaar;
- bouwtekeningen, bestek, vergunningen, offertes voor apparatuur, bewijs van toelating tot studie, diploma’s, cijferlijsten et cetera;
- foto’s van objecten.
Bron: vrijwilligerswerk.nl