Afspraken en registratie

Iedere vrijwilliger in Deventer automatisch verzekerd - Bestuurders opletten! Gemeente Deventer heeft – net als de meeste andere gemeenten in Nederland - een collectieve verzekering voor alle vrijwilligers in Deventer afgesloten. Vrijwilligerswerk in Deventer Iedereen die zich incidenteel of structureel inzet voor de club valt onder de verzekering. Ook wanneer u als ouder naar een uitwedstrijd rijdt of wanneer je als jongere je maatschappelijke diensttijd (MDT) doet bij de club. Het maakt ook niet uit of je wel of geen vrijwilligersvergoeding krijgt en leeftijd doet er ook niet toe. Wel zal in veel gevallen de eigen (particuliere) verzekering voorgaan. De verzekering is afgesloten bij Centraal Beheer, vind hier meer info: Vrijwilligers - Centraal Beheer Bestuurdersaansprakelijkheid apart verzekeren In de vrijwilligersverzekering die de Gemeente Deventer heeft afgesloten staat benoemd, dat deze inclusief bestuurdersaansprakelijkheid is. In de praktijk blijkt dat veel schademeldingen niet in aanmerking komen voor vergoeding. Net als Centraal Beheer Achmea , adviseert ook Deventer Doet om een eigen Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Dit mag bij iedere verzekeringsmaatschappij. Beschermingspakket Om u te ontlasten, heeft belangenorganisatie RVVB (Register voor VerenigingsBestuurders) een beschermingspakket laten samenstellen door ClubZeker. De premie ligt 30% lager dan bij reguliere verzekeraars. RVVB heeft hierin geen belang en ontvangt geen vergoeding van de verzekeraar. Lees hier wat dit complete pakket inhoudt, wat het kost en wat je ermee kunt. Beschermingspakket - RVVB

Een geschillenregeling zijn algemene afspraken over het behandelen van conflicten waarbij vrijwilligers betrokken zijn. iedereen is verantwoordelijk voor het op lossen van conflicten en geschillen met degenen die dat aangaan. De uitgangspunten bij het maken van een geschillenregeling zijn: Een geschil dient zo snel mogelijk te worden onderkent zodat de schade beperkt, en een oplossing mogelijk blijft Vrijwilligers hebben recht op informatie over het geschil. De voorgestelde stappen dienen te worden opgevat als een procedure waarvan niet kan worden afgeweken. Hier vindt u twee voorbeelden van geschillenregelingen en een voorbeeld van een klachtenregeling (download)

Wanneer iemand vrijwilligerswerk gaat doen, is het mogelijk dat de organisatie gebruik maakt van een vrijwilligersovereenkomst. Hierin wordt onder andere het volgende geregeld: Ingang van de overeenkomst; Proeftijd. Een proeftijd duurt meestal twee maanden. Zowel voor de kandidaat-vrijwilliger als voor de vrijwilligersorganisatie; Doelstellingen van de instelling; Geen geldelijke beloning; Onkosten- en reiskostenvergoeding; Verzekeringen; Taak en werkzaamheden; Begeleidingsafspraken. Afspraken tussen vrijwilligers en de organisatie kunnen op verschillende manieren worden gemaakt. Te denken valt aan de volgende mogelijkheden: Mondelinge afspraken: op zichzelf is hier niets op tegen, maar je kunt elkaar verkeerd begrijpen. Achteraf is moeilijk na te gaan wat er precies is gezegd. Interne richtlijnen: die kunnen worden verwerkt in een beleidsstuk van de instelling, of bijvoorbeeld in een lijstje met punten dat gehanteerd wordt bij het inwerken van nieuwe vrijwilligers. Besluit van een vergadering: als de positie van de vrijwilligers is besproken, zijn de concrete besluiten in het verslag van die vergadering een weergave van de afspraken. Briefwisseling: het bestuur of de directie kan in een brief aan een individuele vrijwilliger een aantal afspraken vastleggen. Ook mondelinge toezeggingen in een overleg kunnen per brief bevestigd worden. Reglement: de afspraken kunnen worden opgenomen in een reglement dat volgens de gebruikelijke procedures van de organisatie wordt vastgesteld. Het reglement krijgt nog iets meer status als het in de statuten van de instelling wordt genoemd of voorgeschreven. Contract: een contract is een op schrift gestelde overeenkomst tussen de vrijwilliger en de instelling, waarin de onderlinge afspraken zijn opgenomen. Het wordt door de individuele vrijwilliger en de organisatie ondertekent. Soms is het eenvoudig om afspraken te maken door te verwijzen naar bestaande regelingen. Bijvoorbeeld: ‘de mogelijkheden van medezeggenschap staan beschreven in het huishoudelijk reglement’. Iedere organisatie kan zelf het best bekijken welke vorm het meest geschikt is. De mensen in een plaatselijke actiegroep zullen vaak volstaan met mondelinge afspraken of vermelding van de afspraken in een verslag. In een grotere instelling als een ziekenhuis zal eerder een reglement worden gekozen. Als het vrijwilligerswerk continuïteit vereist of de vrijwilligers met vertrouwelijke informatie moeten omgaan, bijvoorbeeld bij slachtofferhulp, zal men wellicht voor een contract kiezen. Immers, wanneer iemand een contract heeft ondertekend kan hij of zij nooit beweren dat de afspraken niet bekend waren. Algemene regels over de beste vorm zijn niet te geven; we hebben hier slechts verschillende mogelijkheden willen laten zien. Ten slotte nog een zinvol advies: iedere organisatie kent wel veranderingen in het werk na enige tijd. Kijk eens in de zoveel tijd de gemaakte afspraken na op hun actualiteit en volledigheid. Wellicht moet er iets aangepast worden. Afspraken, wat zijn ze waard? Gemaakte afspraken geven in de eerste plaats duidelijkheid over de gang van zaken voor alle betrokken partijen. Maar de waarde van de afspraken blijkt pas echt als er onenigheid ontstaat. Er wordt wel eens gedacht dat een vrijwilligerscontract geen rechtsgeldigheid heeft. Dat is echter een misverstand. Zelfs mondelinge afspraken kunnen rechtsgeldigheid hebben. Maar mondelinge afspraken zijn moeilijk te bewijzen: op z’n minst moeten er getuigen zijn om te kunnen aantonen dat de afspraak werkelijk gemaakt is. Afspraken op schrift zijn de ‘hardste’ afspraken. Ervaring leert dat afspraken die in een ondertekend contract zijn geregeld, bij de rechter gemakkelijker zijn af te dwingen dan afspraken in een andere vorm. Geen van beide partijen kan immers ontkennen de afspraak gemaakt te hebben. Als de afspraken in zo’n contract door één van de partijen niet worden nagekomen, kan er eventueel een juridische procedure gestart worden. Dat geldt ook in het geval dat een vrijwilliger onverwacht de laan uit wordt gestuurd. Het is wel raadzaam om dan een rechtshulpverlener in te schakelen. De gang naar de rechter komt in de praktijk echter niet veel voor. Er wordt geen salaris betaald, dus de vrijwilliger is voor haar/zijn levensonderhoud niet van het werk afhankelijk. Ook de organisatie zal niet gauw naar de rechter stappen om naleving van een contract te eisen. Meestal blijven conflicten waarbij vrijwilligers betrokken zijn, beperkt tot een zaak binnen de organisatie. Als de afspraken vastgelegd zijn in een reglement, en de organisatie zelf zich niet aan de regels houdt, kan de vrijwilliger zich tot het bestuur wenden. Komt men er daar ook niet uit, dan is het goed om een interne conflictregeling achter de hand te hebben. De volgende constructie kan dan een goede oplossing bieden: beide partijen wijzen ieder een vertegenwoordiger aan, die samen een derde, onafhankelijke buitenstaander kiezen. Die drie mensen samen vormen een geschillencommissie. Deze commissie bespreekt de kwestie en doet een bindende uitspraak. Voorbeelden van vrijwilligersovereenkomsten: Voorbeelden vindt u hier

Veiligheid en VOG Maak uw organisatie veilig! Het programma 'In Veilige Handen' helpt vrijwilligersorganisaties op weg om seksueel grensoverschrijdend gedrag te voorkomen. Deventer Doet geeft trainingen en advies over dit onderwerp aan vertrouwenscontactpersonen in verenigingen en vrijwilligersorganisaties. Neem gerust contact op voor meer informatie en de mogelijkheden binnen uw organisatie. Interessante websites: Link: Informatie landelijk programma voorkom seksueel misbruik 'In Veilige Handen' Via bovenstaande link kunt u meer informatie inzien over 'In Veilige Handen'. Link: Gratis VOG Via bovenstaande link kunt u lezen of uw organisatie in aanmerking komt voor een gratis VOG. Meer informatie? Mail Elise Steunebrink

De maximale hoogte van de belastingvrije vrijwilligersvergoeding gaat in 2025 blijft net als in 2024 € 2.100,- per jaar. Daarmee blijft ook het maandbedrag € 210,- per maand. De regeling is bedoeld om met minimale administratie organisaties in staat te stellen vrijwilligers belastingvrij tegemoet te komen in de kosten die vrijwilligers maken voor hun vrijwilligerswerk. De regeling pakt soms verkeerd uit voor vrijwilligers. Vereniging NOV publiceerde een artikel waarin veel gemaakte fouten maar ook tips gedeeld worden hoe je deze afspraken het beste kan vormgeven. Lees er hier meer over >> Op de pagina van de belastingdienst.nl kan je exact teruglezen wat de hoogte van de vergoedingen zijn per uur.

Het is goed om alle (actieve) vrijwilligers binnen uw organisatie te registreren. Zo heeft u een goed overzicht over het aantal vrijwilligers, maar ook over hun persoonlijke gegevens. Een administratie moet wel voldoen aan de eisen die de wet er aan stelt. Een en ander is geregeld in de AVG . Hieronder vindt u de belangrijkste punten: Meld uw vrijwilligers dat u hun persoonlijke gegevens registreert. Vermeld ook met welk doel u deze gegevens registreert. Zonder toestemming van de vrijwilliger mag u deze informatie niet openbaren of delen met andere (commerciële) partijen. Beveilig de administratie degelijk, zodat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Vrijwilligers hebben op verzoek toegang tot hun eigen gegevens.