Kenniscentrum: Communicatie en PR

Er zijn drie verschillende communicatielijnen: Parallelle communicatie: deze communicatiestroom wordt gekenmerkt door vanuit één centraal punt de informatie te verstrekken aan alle interne doelgroepen. Voorbeeld: het bestuur legt één keer per jaar, mondeling verantwoording af voor het gevoerde beleid tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV). Verticale communicatie: deze vorm kenmerkt zich door communicatie (mondeling, schriftelijk, digitaal) van het bestuur naar de commissies toe maar ook andersom. De commissies fungeren als intermediair tussen het bestuur en de overige leden. De commissies hebben de taak om de informatie door te geven aan de overige interne doelgroepen. Voorbeeld: één keer in het jaar wordt er een vrijwilligersavond gehouden of wordt er aandacht gemaakt voor een kleine attentie voor de vrijwilligers. Horizontale communicatie: het onderling communiceren van de partijen. Voorbeeld: het houden van plenaire commissievergaderingen.

Interne communicatie is de planmatige, formele communicatie tussen alle belanghebbenden binnen een vrijwilligersorganisatie dat gericht is op het bevorderen van betrokkenheid en motivatie. Werken met vrijwilligers betekent werken met mensen die enkele uren per week aanwezig zijn. Van belang is een goede interne communicatie om alle vrijwilligers te bereiken.

In dit digitale tijdperk beschikt elke organisatie wel over een website. Als u een (nieuwe) website laat bouwen moet u van tevoren goed nadenken over het doel. Wat is de voornaamste functie? Informatie bieden, de standen van uw club bijhouden, reacties uitwisselen of een combinatie hiervan? Het antwoord op deze vraag is bepalend voor de manier waarop de site wordt gebouwd en ingericht en hoeveel webpagina’s en -ruimte u nodig heeft. Bouwen Als u het ontwikkelen van een website grotendeels in eigen hand wilt houden, zijn daar genoeg mogelijkheden voor. Er zijn tal van partijen die standaardwebsites aanbieden, waarop u uw informatie kwijt kunt. Dit soort websites kennen natuurlijk wel beperkingen. U moet genoegen nemen met een uniforme opmaak, waarbij weinig of geen ruimte is voor specifieke wensen. Het voordeel is dat de kosten relatief laag zijn. Als u een website op maat wilt, ga dan bij voorkeur in zee met een webbouwer die ervaring heeft op uw terrein. Informeer of deze al opdrachten heeft uitgevoerd voor andere verenigingen en stichtingen. Dergelijke informatie vindt u op de sites van webbouwers. Als u een expert in de arm wilt nemen om een website te laten ontwikkelen, vraag dan bij een aantal partijen een offerte aan. De kosten voor het laten bouwen van een website kunnen namelijk behoorlijk uiteenlopen. Hier vindt u 15 belangrijkste website bouw tips. Domeinnaam Het is van cruciaal belang dat u zo snel mogelijk een domeinnaam voor uw website aanvraagt. Als een andere partij u voor is, kunt u de door u bedachte naam niet meer (zomaar) gebruiken. Hierbij geldt het principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. Voor een internetdomeinnaam zijn verschillende extensies mogelijk. De bekendste zijn .nl, .com, .org, .nu, .tv, .net en .eu. Op de website van Stichting Internet Domein Registratie (SIDN, www.sidn.nl) kunt u controleren of de domeinnaam die u wilt gebruiken nog beschikbaar is. De aanvraag van de domeinnaam wordt ingediend bij bedrijven die zijn aangesloten bij de SIDN. Dit zijn internetproviders, webhosters, webdesigners en andere bedrijvendie diensten verlenen op het gebied van (online) marketingcommunicatie. Deze partijen bieden het registreren en de ‘abonnementskosten’ van de domeinnaam vaak aan in combinatie met een compleet pakket voor webhosting. Als u hiervan gebruik maakt, is de registratie vaak gratis. Hosting Een belangrijke vraag die u zich bij de zoektocht naar een goede hostingpartner – de partij die uw site in de lucht houdt – moet stellen is: hoe belangrijk is de website voor mijn organisatie? Is het uw enige informatiekanaal, dan moeten eventuele technische storingen zo snel mogelijk worden verholpen. Is de helpdesk van de hostingpartij goed bereikbaar? Is het telefoonnummer gratis of betaalt u een bepaald tarief per minuut? Het loont de moeite de dienstverlening en het aanbod van verschillende hostingpartijen met elkaar te vergelijken. De tarieven lopen namelijk flink uiteen. Let goed op wat u er voor krijgt. Belangrijke zaken zijn de beschikbare ruimte voor uw website, onbeperkt dataverkeer en het maken van dagelijkse back-ups. Actualisatie Een website is een dynamisch medium waarvan de inhoud altijd up-to-date moet zijn. Bezoekers van uw website die verouderde of onvolledige informatie aantreffen, haken af. Veranderen de prijzen van het lidmaatschap? Pas het dan direct aan op de website. Bied een contactmogelijkheid, bijvoorbeeld via een algemeen e-mailadres of een speciaal formulier. Zoekmachines De meeste mensen gebruiken zoekmachines om zich te oriënteren. Uw website zal dus goed vindbaar moeten zijn bij onder meer Google. Er zijn verschillende manieren om dat voor elkaar te krijgen. U kunt uw website laten optimaliseren om beter te scoren in de ‘gewone’ zoekresultaten. De site wordt dan technisch en inhoudelijk aangepast, zodat zoekmachines deze makkelijker vinden. Hier vindt u 8 tips voor het ontwikkelen van een zoekmachinevriendelijke website.

Wanneer het om marketinginstrumenten gaat wordt het drukwerk vaak vergeten. Vaak wordt het gezien als een ouderwets instrument dat niet veel waarde heeft. Daarentegen kan er veel uit drukwerk gehaald worden wanneer je de juiste kneepjes weet!

Veel onderwerpen waar vrijwilligersorganisaties mee te maken hebben, kunnen in aanmerking komen voor de pers. Hieronder volgt aantal richtlijnen over vrijwilligersorganisaties en de media.

Social Media zijn niet meer weg te denken uit ons leven. Via Social Media wordt er van alles gedeeld: verhalen, kennis en ervaringen. Voor u als vrijwilligersorganisatie zijn Social Media te gebruiken voor bijvoorbeeld het delen van successen en het geven van informatie.

Visuele identiteit Voor de herkenbaarheid van de organisatie is het van belang een eigen visuele identiteit te ontwikkelen zoals een eenduidige huisstijl en herkenbaar logo. Zo krijgt de organisatie een herkenbaar ‘eigen gezicht’. Goed en consequent gebruik van deze huisstijl zorgt voor maximale herkenbaarheid en een sterk en eenduidig beeld. Logo Een logo is een herkenbaar grafisch beeldmerk. Een logo bestaat meestal uit een woord/naam en een afbeelding. Veel organisaties hebben van oudsher al een logo. Nieuwe logo’s kunnen het beste ontworpen worden door een grafisch vormgever. Een logo geeft een eerste indruk van de organisatie en wordt overal herkenbaar toegepast. Daarom is het van belang goed over de uitstraling van het logo na te denken en de vertaling aan een professional over te laten. Huisstijl Een huisstijl is eigenlijk een verzameling regels en richtlijnen voor het gebruik van lettertypes, maatvoering, indelingen, kleur, beelden etc. Meestal wordt de huisstijl vastgelegd in een huisstijlhandboek of -handleiding. Zo kunnen meerdere mensen de huisstijl in hun uitingen toepassen. De belangrijkste elementen van de huisstijl De naam van de organisatie: hoe wordt de naam geschreven (hoofdletters, kleine letters), welke afkorting wordt gebruikt. Het logo: het woord- en/of beeldmerk waaraan de organisatie herkenbaar is. Het te gebruiken lettertype. Denk hierbij niet alleen aan de letter die voor het logo wordt gebruikt, maar vooral aan de zogeheten ‘broodletter’, die standaard wordt gebruikt in alle gedrukte uitingen en bij voorkeur ook op het beeldscherm. De kleur(en): hoofd- en steunkleuren die in drukwerk gebruikt moeten worden volgens het standaard PMS-systeem of voor beeldschermpresentaties de juiste RGB-kleuren. De typografische indeling: de manier waarop drukwerk wordt ingedeeld zoals het aantal kolommen, het gebruik van koppen, de lettergrootte, enzovoort. Richtlijnen voor het dagelijks gebruik zoals de indeling, aanhef en ondertekening van brieven, het gebruik van voorkeurspelling en de regelafstand: U kunt uw huisstijl bijvoorbeeld gebruiken bij: Website (intra internet) Folders en brochures Tassen Kleding Gadgets

Een communicatieplan kan inzicht bieden in de situatie en beschrijft onder andere de doelgroep, doelen, strategie, boodschap en de te gebruiken publiciteitsmiddelen. De volgende elementen behoren tot een communicatieplan: