Kenniscentrum: Verantwoording

De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is een Nederlandse wet die op 1 juli 2021 in werking is getreden. Het doel van deze wet is om het bestuur en toezicht van rechtspersonen, zoals verenigingen, stichtingen en coöperaties te verbeteren en misstanden te voorkomen. In dit artikel leggen we uit waarom de WBTR er is, voor wie de WBTR geldt en wat er van jouw vereniging, stichting of coöperatie wordt verwacht. In de gemeente Deventer is er een collectieve verzekering waarin de bestuurdersaansprakelijkheid is opgenomen.

Ook een vrijwilligersorganisatie ontkomt niet aan een financiële verantwoording. Het is de hoofdtaak van de penningmeester om dit in goede banen te leiden, maar het hele bestuur is verantwoordelijk voor de financiële huishouding van de organisatie. Denk aan een Jaarrekening of een Kascontrolecommissie Jaarrekening De jaarrekening is het overzicht van alle financiële zaken die in het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden. De bedoeling hiervan is om de inkomsten en uitgaven gemakkelijk inzichtelijk te maken voor leden en andere geïnteresseerden. Daarnaast geeft een jaarrekening een beeld van de belangrijkste kostenposten van uw organisatie. Begroting Voorafgaand aan een boekjaar maakt u een begroting voor de organisatie. Dit is de financiële vertaling van het te voeren beleid. Hierin geeft u aan welke inkomsten en uitgaven u in het komende jaar verwacht. Hierdoor kunt u later makkelijk zien op welke posten u meer heeft binnengekregen of uitgegeven dan u van tevoren heeft ingeschat. Ga bij het opstellen van een begroting uit van realistische bedragen en mogelijkheden. Baseer uw inkomsten op de vorig jaar ontvangen bedragen, tenzij er aanleiding is om van deze cijfers af te wijken.  Balans Een balans geeft een overzicht van alle bezittingen (activa) en de wijze waarop u die heeft gefinancierd (passiva). Zo wordt inzichtelijk hoeveel opstaande verplichtingen u heeft en hoeveel uw bezittingen waard zijn. De waarde van bezittingen kan jaarlijks verminderen. Daarom is het slim om jaarlijks geld te reserveren voor onderhoud en vervanging van uw bezittingen. Op een balans wordt dit weergegeven als een voorziening. Overleg met uw accountant of boekhouder op welke manier u dit het beste kan berekenen. Kascontrolecommissie Nederland telt ruim 100.000 verenigingen en ook meer dan 100.000 "kascommissies" die jaarlijks de verenigingsfinanciën controleren. De Kascommissiegids is een praktische hulp voor alle vrijwilligers in kascommissies die deze belangrijke jaarlijkse controles goed willen uitvoeren. Stap voor stap wordt voor elke post uit het financieel verslag uitgelegd hoe de controle moet worden gedaan en wat de aandachtspunten daarbij zijn. Duidelijke voorbeelden en een handige checklist maken dat dit boek bruikbaar is voor alle verenigingen die Nederland telt. Onmisbaar voor elke vrijwilliger in een kascommissie en ook heel nuttig voor penningmeesters! Maarten den Ouden is bedrijfseconoom en registeraccount. Hij was onder meer docent Bestuurskader van de Nederlandse Sport Federatie. Hij is erin geslaagd theoretische controleprincipes en wettelijke voorschiften te vertalen naar een praktische controleaanpak die ook voor vrijwilligers met weinig financiële of administratieve kennis te begrijpen en toe te passen is. Zie voor de inhoud/informatie ook : www.kascommissiegids.nl Titel: De Kascommissiegids Auteur: Maarten den Ouden Uitgever: De Vrieseborch ISBN: 9789060765555 Prijs: € 22,50

Als vereniging en stichting bent u verplicht minimaal een keer per jaar een jaarvergadering te houden. In het geval van een vereniging zal dit een algemene ledenvergadering zijn. Tijdens deze vergadering legt u als bestuur verantwoording af aan de leden. Deze algemene ledenvergadering moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar plaatsvinden. Als stichtingsbestuur plant u hiervoor een speciale bestuursvergadering. Op de agenda van deze vergadering staan onder andere: Opening; Verslag vorige (jaar)vergadering; Het jaarverslag; De jaarrekening; Verslag van de kascontrole; Begroting en jaarplan (niet verplicht); Afscheid en (her)benoeming van bestuursleden; Wat Verder Ter Tafel Komt (WVTTK); Rondvraag; Sluiting. Het is van belang dat u de uitnodiging voor deze (bestuurs)vergadering tijdig en volgens de regels in de statuten verspreidt. Geef in de uitnodiging ook altijd aan op welke manier de leden de vergaderstukken (jaarverslag, jaarrekening) kunnen verkrijgen. Krijgen ze die opgestuurd, ligt het ter inzage op een centrale plek of moeten de leden deze aanvragen. Daarbij is het belangrijk om een goede, toegankelijke locatie te kiezen, waar ruimte is voor iedereen. Denk bij de voorbereiding van de vergadering ook aan audiovisuele middelen zoals een beamer. Jaarverslag In het jaarverslag geeft de secretaris een overzicht van het afgelopen jaar. Hierbij kan worden ingegaan op de gehouden activiteiten, de organisatiestructuur of de samenstelling van het bestuur. Het is niet verplicht om een jaarverslag te schrijven. Toch willen potentiële financiers en subsidieverstrekkers vaak wel een jaarverslag ontvangen. Hierdoor krijgen ze een goed beeld van wat uw vereniging of stichting doet en waar ze u bij kunnen ondersteunen. Ook geeft het u de gelegenheid om bepaalde (beleids) keuzes verder toe te lichten en vooruit te kijken naar de toekomst. Daarnaast geeft het u en uw leden een mooi aandenken aan het afgelopen jaar. Bron: Servicepunt Vlaardingen